- Ocak 27, 2020
- Yayınlayan: natustech
- Kategori: Blog
Şirketler uzunca bir süredir dijitalleşmeye ayak uydurma yarışının içinde. 20. yüzyılın sonlarında başlayan bu yarış, 21. yüzyılın ilk 10 senesinde daha da hızlandı. Dijital dünyaya daha hızlı geçiş yapan firmalar diğerlerine nazaran birkaç adım öne çıktı. İş akışlarını hızlandırdılar ve daha kontrol edilebilir bir düzeye çıkardılar.
Dijitalleşme, firmaların iş akışlarının çok daha kolay kontrol edilmesini sağlar. Onları gereksiz yükümlülüklerden ve masraflardan kurtarır. Sağladığı maddi kazançların yanında otomasyon gibi özelliklerin de önünü açar. Firmaların dijitalleşme sürecini bir yarış haline getirmesinin temel sebeplerinden biri de dijitalleşmenin yenilikleri getirmesidir.
Kağıtsız Ofis Kavramının İş Akışına Etkileri
Klasik şirket profillerinde çalışanlar, görevlerini yerine getirmek için kağıt belgelere ihtiyaç duymaktadır. Bu, günümüzde firmalar için yerine getirilmesi zaman kaybı sayılacak bir bağımlılık. İhtiyaç duyulan tüm belgelerin elektronik ortamda olması, çalışanların görevlerini her ortamda ve her uzaklıkta yerine getirebilmelerini sağlar. Bu durumun çalışanların performansına olan katısı su götürmez bir gerçek. Aynı zamanda hızlı müdahale şansı, müşteri memnuniyeti açısından da son derece önemlidir.
Kağıtsız ofis kavramı aynı zamanda dosyalama ve dokümantasyon için yapılan masrafların da ortadan kalkması anlamına gelmektedir. Yazıcıların harıl harıl çalışıp kağıt tükettiği ofisler, belgelenmesi zorunlu olan evrakı masraflı bir hale getirir. Ayrıca bu evrakın ofiste depolanamayacak kadar fazla olması, bir arşiv şirketi ile anlaşmayı da zorunlu kılar. Firma hem kağıda, hem yazıcıya, hem de arşiv şirketine ödeme yaparak gereksiz masraf etmiş olur.
Dijital ortamda yapılan arşivleme ve dokümantasyon, firmaları bu sıkıntılı durumdan kurtarmış olur. Arşive istendiği zaman ulaşılabiliyor olması ise dijital dokümantasyonun en büyük artısıdır. Her belgeye her an ulaşılabilir.
Dijitalleşme Yeniliklere Kapı Açar
Ofislerde kağıt kullanımının terk edilmesi firmanın dijital bir hafıza edinmesi anlamına gelmektedir. Firmanın yaptığı işler, çalıştığı şirketler ve kurumsal anlamdaki başarısı elektronik ortama aktarılmış olur. Kurumsal uygulamalar ile entegre çalışma şansı yaratılmış olur. Elektronik imza entegrasyonunun sağlanması sonucu, tüm resmi işlemler yine dijital ortamdan yapılabilir.
KEP ile entegre olan sistem, müşteri yazışmalarının yine KEP üzerinden yapılmasını sağlar. Bu durum firma güvenilirliğinin de artması anlamına gelmektedir.
Kağıt kullanımının bitirilmesi, şirketlerin tüm süreçlerinin dijital ortama aktarılması anlamına gelir. ERP sistemlerinin dışında kalan iş süreçleri böylece ERP sistemine entegre edilmiş olur.
Kağıtsız ofisler, tüm iş süreçlerini dijital ortama aktarabilir. Bu sayede otomasyon ve standardizasyon gibi konular daha kolay gerçekleşir. Hatalı veri girişlerinin önüne geçmek böylece daha kolay bir hal alır. Kurumsal hafızanın oluşması, yeni çalışanların iş akışına daha kolay uyum sağlaması anlamına gelir. Firmalar, kalitelerini ve standartlarını geleceğe daha kolay bir şekilde taşıyabilirler.